5 Nguyên tắc đặt tên email công ty chuyên nghiệp
5 NGUYÊN TẮC ĐỂ ĐẶT TÊN EMAIL CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP VÀ DỄ QUẢN LÝ
Email công ty hay còn gọi với cái tên email doanh nghiệp là công cụ quan trọng trong giao tiếp nội bộ và với khách hàng, đối tác. Do đó, tên email công ty không chỉ thể hiện “bộ mặt” của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý email của cả doanh nghiệp. Trong bài viết này, Halink sẽ chia sẻ đến bạn 5 nguyên tắc đặt tên email công ty chuyên nghiệp và dễ quản lý.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA TÊN EMAIL CÔNG TY ( EMAIL DOANH NGHIỆP )
Có thể nói, tên email doanh nghiệp chính là cách bạn định danh khi trao đổi thông tin một cách gián tiếp. Tên email sẽ giúp người nhận biết được “bạn là ai?” đại diện cho tổ chức nào nào?”. Từ đó nhận định về độ uy tín của những thông tin mà email cung cấp.
Đặc biệt là trong kinh doanh, tên email lại càng vô cùng quan trọng. Khi giao tiếp với khách hàng, đối tác, tên email sẽ đại diện cho thương hiệu, cho doanh nghiệp. Một tên email thiếu chỉn chu, thiếu chuyên nghiệp sẽ khiến khách hàng mất thiện cảm, làm giảm uy tín của doanh nghiệp khi đàm phán, trao đổi đổi thông tin.
Trong giao tiếp nội bộ, tên email cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình trao đổi thông tin. Đặt tên email đúng cách giúp việc quản lý và trao đổi thông tin được rõ ràng, minh bạch và dễ dàng hơn.
5 NGUYÊN TẮC ĐẶT TÊN EMAIL CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP VÀ DỄ QUẢN LÝ
Để thể hiện sự chuyên nghiệp và thuận tiện cho việc quản lý thì khi đặt tên cho email công ty, bạn nên tuân thủ 5 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Đặt tên email công ty sử dụng tên miền riêng
Thay vì sử dụng email miễn phí ( ví dụ: @gmail.com ) thì hãy đầu tư tên miền riêng cho email công ty. Bạn có thể sử dụng trực tiếp tên miền doanh nghiệp vào tên email ( dạng: @domain.com).
Lợi ích khi sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp:
– Thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng, đối tác.
– Tăng độ uy tín khi truyền đạt thông tin.
– Tránh bị kẻ xấu mạo danh gây ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín thương hiệu.
– Là một cách để tăng độ nhận diện thương hiệu, quảng bá hình ảnh công ty.
>> Những lưu ý khi chọn dịch vụ email cho doanh nghiệp
Nguyên tắc 2: Đặt tên email công ty ngắn gọn, dễ nhớ
Những địa chỉ email dài dòng, khó gõ thường khiến người khác phát phiền mỗi lần tìm kiếm. Ngược lại, tên email ngắn gọn, dễ nhớ có thể giúp bạn gây ấn tượng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Do đó, khi đặt tên email, bạn cần cân nhắc về tính dễ nhớ, dễ gõ và tính chuyên nghiệp.
Những lưu ý khi đặt tên cho email công ty:
– Nên sử dụng tên email ngắn gọn, súc tích và đối đa không quá 30 ký tự.
– Không nên đặt tên email quá ngắn, viết tắt quá nhiều. Bởi điều này có thể gây khó khăn trong việc xác định thông tin người gửi và giảm tính chuyên nghiệp.
– Hạn chế sử dụng quá nhiều ký tự đặc biệt, số hoặc dấu gạch ngang trong tên email doanh nghiệp
– Ưu tiên sử dụng tên thật hoặc tên thương hiệu được rút gọn. Không nhất thiết phải sử dụng đầy đủ họ tên hoặc tên gọi đầy đủ của công ty khi đặt tên email. Bạn chỉ cần đảm bảo dù rút gọn, tên email vẫn giữ được ý nghĩa và dễ dàng để nhận biết.
– Khi đặt tên email, cần tránh sử dụng những từ ngữ có thể gây hiểu lầm hoặc khó phân biệt.
Nguyên tắc 3: Phân cấp rõ ràng khi đặt tên email công ty
Việc phân cấp trong email công ty là một nguyên tắc vô cùng quan trọng. Phân cấp rõ ràng trong tên email sẽ giúp tăng hiệu quả khi giao tiếp với khách hàng, đối tác. Đồng thời, điều này cũng giúp cho việc quản lý email giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn.
Cách để phân cấp khi đặt tên email công ty:
– Phân chia rõ ràng các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp để thiết lập quy tắc đặt tên email
– Sử dụng tên email kèm theo chức vụ hoặc bộ phận để người nhận dễ dàng xác định người gửi và mục đích của email.
Ví dụ: [tên_nhân_viên].[chức_vụ]@[domain.com]
[tên_nhân_viên].[bộ phận]@[domain.com]
– Trong doanh nghiệp sẽ có những email sử dụng với mục đích chung cho các công việc cụ thể như thông tin hay hỗ trợ khách hàng. Đối với những email như thế này thì chỉ nên đặt tên theo chức năng mà email đảm nhận.
Ví dụ : “info@domain.com”
“support@domain.com”
– Không nên gắn tên cá nhân vào những email này vì sẽ gây khó khăn khi thay đổi nhân sự.
Nguyên tắc 4: Đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ email công ty
Để tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp và thống nhất cách quản lý thì đòi hỏi tên email phải nhất quán trong toàn hệ thống email doanh nghiệp. Mỗi email của từng bộ phận, nhân viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống email công ty nhất quán.
Cách để đảm bảo tính nhất quán trong tên email công ty:
– Đặt ra quy ước đặt tên email cụ thể và áp dụng cho toàn bộ email công ty. Khi đã đưa ra quy ước, cần tuân thủ nghiêm ngặt để tạo ra sự thống nhất cho toàn bộ tên email doanh nghiệp
– Sử dụng chung một tên miền doanh nghiệp cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Tránh việc sử dụng nhiều tên miền khác nhau gây khó khăn cho việc quản lý.
– Quy định rõ ràng về việc sử dụng email công ty thay thế cho email cá nhân khi làm việc.
– Giải thích rõ ràng về tên email để nhân viên có thể nhận biết rõ ràng khi trao đổi email trong công việc
Nguyên tắc 5: Tránh trùng lặp
Những tên email gần giống nhau, chỉ khác 1,2 ký tự có thể gây nhầm lẫn cho người nhận. Việc này có thể dẫn đến những sai sót trong việc gửi email, theo dõi phản hồi và lưu trữ dữ liệu. Chưa kể, tên email trùng lặp cũng sẽ gây khó khăn trong việc nhận diện và quản lý hệ thống email.
Cách để hạn chế trùng lặp tên email:
– Khi chuẩn bị tạo email mới cần kiểm tra xem trước đó đã có tên email nào tương tự chưa.
– Sử dụng chức vụ hoặc bộ phận để phân biệt các nhân viên có cùng tên nhưng làm việc ở các bộ phận khác nhau.
– Nếu trong cùng một bộ phận có nhân viên tên giống nhau thì nên thêm họ hoặc tên lót để dễ dàng phân biệt
– Thường xuyên cập nhật email công ty khi có sự thay đổi về nhân sự. Đây cũng là cách để hạn chế tối đa sự trùng lặp trong tên email doanh nghiệp.
Halink – địa chỉ cung cấp email doanh nghiệp uy tín
Hi vọng, những nguyên tắc mà Halink vừa chia sẻ sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xây dựng hệ thống tên email doanh nghiệp chuyên nghiệp và dễ dễ dàng quản lý
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp email doanh nghiệp uy tín với giá cả hợp lý, Halink chắc chắn là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Với kinh nghiệm hơn 10 năm, Halink sẽ tư vấn tận tình cho bạn về các gói email doanh nghiệp phù hợp với quy mô và nhu cầu của bạn.
Cách thức đăng ký cũng vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần truy cập tại đây hoặc liên hệ tổng đài 18006319 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí
