Các lưu ý quan trọng khi chọn dịch vụ email cho doanh nghiệp
Email từ lâu luôn là một công cụ giao tiếp cần thiết và hữu ích cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Bên cạnh vài trò là một công cụ giao tiếp tiện lợi, việc chọn dịch vụ email phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về năng suất, bảo mật và góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về lợi ích của việc sử dụng dịch vụ email để liên lạc trong kinh doanh và các lưu ý quan trọng khi chọn dịch vụ email cho doanh nghiệp của bạn.
Dịch vụ email dành cho doanh nghiệp là gì?
Email dành cho doanh nghiệp là dịch vụ email có tính phí được cấp cho các doanh nghiệp để chuyên nghiệp hoá hoạt động nhận và gởi email trong doanh nghiệp. Nó được đại diện bởi một đuôi email riêng biệt đại diện cho tên doanh nghiệp trên môi trường Internet. Chẳng hạn như cskh@halink.vn.
Loại email này còn có nhiều tên gọi khác nhau, như là email theo tên miền, email domain, email doanh nghiệp, …
Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ email cho giao tiếp kinh doanh
Dịch vụ email dành cho doanh nghiệp mang đến một số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tính chuyên nghiệp: Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp với đuôi email là tên doanh nghiệp của bạn sẽ tạo uy tín và niềm tin với khách hàng khi họ nhận được email của bạn.
Hiệu quả: Các dịch vụ email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp cho phép bạn giao tiếp với nhiều người nhận cùng một lúc, làm cho nó trở thành một công cụ giao tiếp hiệu quả.
Hiệu quả về chi phí: Hầu hết các dịch vụ email dành cho doanh nghiệp đều có giá phải chăng, thậm chí một số dịch vụ còn cung cấp các tùy chọn miễn phí. Sử dụng email doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm được ngân sách rất lớn so với việc đầu tư hệ thống máy chủ email riêng biệt, chưa tính tới chi phí cho đội ngũ quản trị hệ thống này.
Tính chuyên nghiệp: Một email tên miền làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp và uy tín hơn. Sử dụng địa chỉ email cá nhân, chẳng hạn như Gmail hoặc Hotmail, có thể tạo ấn tượng không tốt rằng bạn kém chuyên nghiệp không nghiêm túc với công việc kinh doanh của mình.
Xây dựng thương hiệu: Email theo tên miền cho phép bạn tạo một địa chỉ email tùy chỉnh phản ánh tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn. Điều này giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu và giúp mọi người dễ nhớ địa chỉ email của bạn hơn.
Độ tin cậy: Có một email tên miền sẽ tăng thêm độ tin cậy cho doanh nghiệp của bạn và giúp thiết lập lòng tin với khách hàng hoặc đối tác của bạn.
Bảo mật: Email miền an toàn hơn email cá nhân vì bạn có quyền kiểm soát tốt hơn đối với cài đặt bảo mật và có thể sử dụng các tính năng bảo mật nâng cao hơn.
Khả năng kiểm soát: Với email domain, bạn có toàn quyền kiểm soát tài khoản email của các nhân sự trong công ty và có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng người. Bạn cũng có thể tạo nhiều địa chỉ email cho các mục đích hoặc phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp của mình.
Nhìn chung, email tên miền là một công cụ có giá trị cho bất kỳ doanh nghiệp hoặc cá nhân nào muốn cải thiện thương hiệu trực tuyến của họ, thiết lập uy tín với khách hàng và tăng cường bảo mật.
Các lưu ý quan trọng khi chọn dịch vụ email cho doanh nghiệp
Khi chọn một dịch vụ email cho doanh nghiệp, hãy xem xét các tính năng sau:
Bảo mật: Hãy tìm các dịch vụ email cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa và xác thực hai yếu tố để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn.
Độ tin cậy: Chọn một nhà cung cấp dịch vụ email đảm bảo thời gian hoạt động cao và thời gian chết tối thiểu để đảm bảo rằng thông tin liên lạc kinh doanh của bạn luôn có thể truy cập được.
Khả năng tùy chỉnh: Chọn một dịch vụ email cho phép bạn tùy chỉnh địa chỉ email, chữ ký và thương hiệu của mình để duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.
Tích hợp với các công cụ và dịch vụ khác: Xem xét các dịch vụ email có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ và dịch vụ kinh doanh khác như lịch, danh bạ và lưu trữ tệp.
Hỗ trợ khách hàng: Chọn một dịch vụ email công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy và nhanh chóng để đảm bảo rằng bạn nhận được trợ giúp khi cần.
Các dịch vụ email hàng đầu cho doanh nghiệp
Dưới đây là một số dịch vụ email hàng đầu dành cho doanh nghiệp:
Gmail dành cho Doanh nghiệp: Một trong những dịch vụ email phổ biến nhất, Gmail dành cho Doanh nghiệp (Google Workspace), cung cấp các tính năng mạnh mẽ như tích hợp Google Drive, công cụ chống thư rác và bộ nhớ không giới hạn.
Microsoft Office 365: Microsoft Office 365 là một bộ công cụ toàn diện bao gồm các ứng dụng email, lịch và năng suất như Word, Excel và PowerPoint.
Zoho Mail: Zoho Mail cung cấp dịch vụ lưu trữ email cho doanh nghiệp, cùng với một số tính năng như tùy chọn tùy chỉnh, lọc email và truy cập di động.
Trên đây là những dịch vụ email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp khá phổ biến. Tuy nhiên, đây đều là những nhà cung cấp từ nước ngoài nên bạn sẽ gặp một số khó khăn khi sử dụng dịch vụ, bao gồm thiết lập DNS cho tên miền hay tạo các tài khoản email. Vì vậy, nếu bạn cần sự đơn giản và dễ sử dụng thì dịch vụ email doanh nghiệp của Halink là một lựa chọn phù hợp cho bạn.
Dịch vụ email doanh nghiệp của Halink sẽ mang đến cho bạn một trải nghiệm liền mạch với tốc độ gởi email nhanh, bảo mật cao. Bên cạnh đó là giao diện email thân thiện dễ sử dụng, và bạn cũng có thể dễ dàng cài đặt email của mình trên phần mềm Outlook hay trên điện thoại di động. Ngoài ra, với dịch vụ hỗ trợ 24/7, bạn sẽ được hỗ trợ các thiết lập ban đầu và không phải lo ngại bất kỳ sự cố nào có thể gây ảnh hưởng tới hoạt động gởi và nhận email của doanh nghiệp mình.
Kết luận
Chọn dịch vụ email phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả và năng suất. Xem xét các tính năng và lợi ích của từng dịch vụ email và chọn dịch vụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh của bạn. Với dịch vụ email phù hợp, bạn có thể giao tiếp một cách chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả, cuối cùng là thúc đẩy thành công cho doanh nghiệp của bạn. Và đừng quên sử dụng dịch vụ email dành cho doanh nghiệp của Halink để trải nghiệm sự đơn giản, tiện lợi và hiệu quả tuyệt vời nhé.
